Freie Mitarbeit: zwischen Flexibilität und Haftungsfalle
Freie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für Verlage unverzichtbar. Sie liefern Texte, Bilder, Grafiken oder digitale Inhalte, unterstützen bei Sonderprojekten und helfen, Produktionsspitzen flexibel abzufangen. Für Verlage bedeutet das einen schnellen Zugriff auf Expertise, hohe Qualität und kalkulierbare Kosten. Wann aus einer freien Zusammenarbeit ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis wird und welche Folgen das haben kann, war Thema eines Seminars des MVFP Nord unter dem Titel „Was geht rechtssicher? Freie Mitarbeit zwischen Flexibilität und Fallstricken“.
Nicht der Vertrag zählt – sondern die Realität
Viele Unternehmen verlassen sich auf sauber formulierte Verträge. Doch genau hier liegt einer der größten juristischen Fallstricke: Maßgeblich ist nicht die Vertragsüberschrift „Freie Mitarbeit“, sondern die tatsächliche Zusammenarbeit im Alltag.
Wenn freie Mitarbeiter faktisch wie Angestellte eingesetzt werden – etwa mit festen Zuständigkeiten, regelmäßiger Teilnahme an Redaktionskonferenzen oder einem festen Arbeitsplatz im Verlag –, kann aus der freien Zusammenarbeit schnell ein Arbeitsverhältnis werden. Die Folgen können erheblich sein: Sozialversicherungsbeiträge müssen nachgezahlt werden, häufig rückwirkend für mehrere Jahre
Wenn aus „frei“ plötzlich „angestellt“ wird
Scheinselbstständigkeit ist kein eigener Straftatbestand, kann jedoch weitreichende Konsequenzen haben. Neben Beitragsnachzahlungen drohen arbeitsrechtliche Ansprüche wie Urlaub oder Entgeltfortzahlung. In besonders problematischen Fällen kann sogar strafrechtliche Verantwortung entstehen – etwa, wenn Sozialversicherungsbeiträge bewusst nicht abgeführt wurden.
Besonders aufmerksam sind derzeit die Prüferinnen und Prüfer der Deutschen Rentenversicherung. Die Medien- und Kreativbranchen stehen verstärkt im Fokus, weil hier freie Mitarbeit traditionell weitverbreitet ist.
Gerichte schauen genau hin
Auch die Rechtsprechung zeigt, wie kritisch solche Konstellationen bewertet werden. Das Bundessozialgericht entschied 2024 in einem viel beachteten Fall über einen Piloten, der als „Freelancer“ tätig war. Ausschlaggebend war nicht der Vertrag, sondern die tatsächliche Arbeitssituation: Der Pilot nutzte die Betriebsmittel des Auftraggebers und war eng in dessen Abläufe eingebunden. Das Gericht wertete dies als sozialversicherungspflichtige Beschäftigung.
Ein ähnliches Bild ergibt sich aus einem Urteil des Bundesgerichtshofs zu sogenannten freien Mitarbeitern in einer Anwaltskanzlei. Auch hier stellte das Gericht auf das Gesamtbild der Tätigkeit ab – insbesondere auf die organisatorische Eingliederung und das fehlende unternehmerische Risiko.
Typische Stolperfallen im Verlagsalltag
Gerade in Redaktionen entstehen Risiken oft schleichend. Eine freie Autorin oder ein freier Autor wird über Jahre regelmäßig beauftragt, nimmt an Konferenzen teil und arbeitet mit den gleichen Systemen wie fest angestellte Redakteurinnen und Redakteure. Vielleicht gibt es sogar eine feste E-Mail-Adresse des Verlags oder einen eigenen Schreibtisch im Büro.
All das kann ein starkes Indiz dafür sein, dass der freie Mitarbeiter faktisch Teil der Organisation geworden ist. Prüfer und Gerichte achten daher besonders auf die Kriterien Eingliederung, Weisungsabhängigkeit und wirtschaftliche Abhängigkeit.
Das bedeutet jedoch nicht, dass jede redaktionelle Abstimmung problematisch ist. Themenbriefings, Qualitätsvorgaben oder Redaktionsschlüsse sind zulässig – schließlich schuldet ein freier Autor ein veröffentlichungsfähiges Ergebnis. Entscheidend ist, dass sich die Steuerung auf Inhalt und Ergebnis beschränkt und nicht auf Arbeitszeit oder Arbeitsorganisation.
Wie Verlage sich absichern können
Der wichtigste Grundsatz lautet: Vertrag und Praxis müssen zusammenpassen. Ein Vertrag über freie Mitarbeit sollte klar auf eine selbstständige Leistung ausgerichtet sein, etwa durch projektbezogene Aufträge, ergebnisorientierte Vergütung und die Freiheit bei Arbeitszeit und Arbeitsort.
Ebenso wichtig ist eine klare organisatorische Trennung. Freie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten nicht Teil der Linienorganisation werden, keine festen Funktionen übernehmen und grundsätzlich mit eigenen Arbeitsmitteln arbeiten.
Unternehmen tun zudem gut daran, bestehende Kooperationen regelmäßig zu überprüfen – gerade bei langjähriger Zusammenarbeit. Interne Leitlinien, Checklisten und Schulungen für Redaktionen können helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen.
Flexibilität braucht klare Regeln
Freie Mitarbeit bleibt ein zentraler Bestandteil moderner Medienproduktion. Ohne sie wären viele redaktionelle Prozesse kaum denkbar. Doch wer ihre Vorteile nutzen will, muss die rechtlichen Spielregeln kennen. Entscheidend ist nicht allein der Vertrag, sondern die gelebte Praxis im Verlag. Medienhäuser, die klare Strukturen schaffen und Zusammenarbeit bewusst gestalten, können die Flexibilität freier Mitarbeit nutzen – ohne in rechtliche Fallstricke zu geraten.
Thomas Lemke ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und Geschäftsführer des MVFP Nord.